Phần này chủ yếu bao gồm “Quy trình phê duyệt trong văn phòng” và “Cấu hình tham số nghiệp vụ”, nhằm phục vụ công tác quản lý công việc của nhân viên văn phòng.

1) Quy trình phê duyệt trong văn phòng

Các loại quy trình phê duyệt thường dùng gồm: xin nghỉ phép, đi công tác, làm thêm giờ, công tác – công vụ, tạm ứng – vay tiền, v.v.

① Chỉnh sửa biểu mẫu:

Nhấp để thiết lập các trường tùy chỉnh của biểu mẫu, thêm các phần tử cho biểu mẫu phê duyệt.

Ví dụ:

Biểu mẫu xin nghỉ phép có thể thêm phần tử thời gian để ghi rõ thời gian nghỉ.

Biểu mẫu đi công tác có thể thêm phần tử địa chỉ để ghi rõ địa điểm công tác.

Các phần tử này chính là nội dung mà nhân viên phải điền khi khởi tạo quy trình phê duyệt.

② Chỉnh sửa:

Nhấp để điều chỉnh thông tin cấu trúc của quy trình phê duyệt, như: loại phê duyệt, quản trị viên phê duyệt, cấu hình quy trình phê duyệt, v.v.

③ Tạm dừng:

Nhấp để ngừng sử dụng loại phê duyệt này. Sau khi tạm dừng, có thể kích hoạt lại khi cần.

④ Xóa:

Sau khi xóa, loại phê duyệt này sẽ không thể khôi phục. Nếu cần dùng lại, phải thiết lập lại từ đầu.

2) Tạo mới quy trình phê duyệt

Sau khi mở mục “Quản lý văn phòng - Quy trình phê duyệt”, nhấp vào góc trên bên phải để tạo quy trình phê duyệt mới.

Cấu hình thông tin cơ bản:

① Phạm vi người khởi tạo:

Những nhân viên nào có quyền khởi tạo loại phê duyệt này.

② Biểu tượng loại phê duyệt:

Biểu tượng hiển thị trước tên quy trình phê duyệt, giúp nhân viên dễ nhận biết và chọn lựa.

③ Cấu hình quy trình khi bị từ chối:

Thiết lập quy trình phê duyệt sẽ áp dụng khi người khởi tạo gửi lại sau khi bị từ chối.

Cấu hình quy trình:

① Phạm vi người khởi tạo:

Những nhân viên nào có quyền khởi tạo loại phê duyệt này.

② Người phê duyệt:

Nhấp để chọn loại người phê duyệt.

③ Thành viên chỉ định:

Dù người khởi tạo thuộc phòng ban nào, đều phải do thành viên được chỉ định ở đây phê duyệt.

④ Cấp trên:

Dựa vào vị trí của người khởi tạo trong cơ cấu tổ chức, chọn cấp trên tương ứng. Sau khi xác định, hệ thống sẽ tự động liên kết đến người quản lý cấp trên đó.

⑤ Vai trò:

Chọn người phê duyệt theo vai trò được thiết lập trong hệ thống quản lý.

⑥ Người khởi tạo tự chọn:

Nếu bật tùy chọn này, người khởi tạo có thể tự chọn bất kỳ nhân viên nào trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp để làm người phê duyệt, tùy theo tình hình thực tế.

⑦ Nhiều cấp liên tiếp:

Có thể chỉ định nhiều cấp trên liên tiếp hoặc nhiều người theo vai trò chỉ định để phê duyệt.

⑧ Phê duyệt nhiều người:

Khi trong các mục (②–⑦) chọn từ hai người trở lên làm người phê duyệt, cần chọn hình thức:

Hội ký : tất cả người phê duyệt đều phải đồng ý.

Hoặc ký : chỉ cần một trong số người phê duyệt đồng ý là đủ.

⑨ Trường hợp không có người phê duyệt:

Bao gồm các tình huống như: vai trò hoặc cấp trên không tồn tại, người duy nhất trong quy trình nghỉ phép / nghỉ việc, hoặc khi quy trình yêu cầu nhiều người phê duyệt nhưng một số vắng mặt, v.v.